Ana Sayfa
Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Yönergesi

Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Yönergesi

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ
Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - Bu Yönergenin amacı; Rektörlüğe bağlı faaliyet gösteren Sakarya Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün amaçlarını, görevlerini, faaliyet alanlarını, yönetim organlarını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - Bu Yönerge; Sakarya Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nün amaçlarına, faaliyet alanlarına, yönetim organlarına ve çalışma şekline ilişkin hükümleri kapsamaktadır.

Dayanak

MADDE 3 - Bu Yönerge, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 27. Maddesinde belirtilen görevlere esas olmak üzere ve 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 51. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 -  Bu yönergede geçen;

  1. Üniversite: Sakarya Üniversitesini,
  2. Rektörlük: Sakarya Üniversitesi Rektörlüğünü,
  3. Rektör: Sakarya Üniversitesi Rektörünü,
  4. Koordinatörlük: Sakarya Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünü,
  5. Koordinatör: Kurumsal İletişim Koordinatörünü,
  6. Koordinatör Yardımcısı: Kurumsal İletişim Koordinatör Yardımcısını,
  7. Birim: Sakarya Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü birimlerini,
  8. Birim Personeli: Sakarya Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nde görevli personeli,
  9. Birim Temsilcisi: Birimi ile Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü arasındaki iletişimi koordine etmekle görevlendirilmiş ve yetkilendirilmiş personeli,
  10. Birimler: Akademik ve idari birimleri,
  11. ARDEK: Araştırma Dekanlığını
  12. Bilim İletişim Komisyonu: Halkın bilgisine sunulacak bilimsel çalışmaları belirleyecek komisyonu

İfade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Faaliyet Alanları

MADDE 5 – (1) Koordinatörlük, Kalite Yönetim Sistemi kapsında üretilen formlar, İş Talep Programı, Resmi Belgeler ile Rektör talimatları doğrultusunda aşağıda belirtilen faaliyet alanları kapsamında çalışır.

Koordinatörlüğün amacı; Üniversitenin birimleri ve mensupları arasında etkili iletişimi sağlamak, Üniversitenin iletişim hedefleri doğrultusunda faaliyetler yürütmek, Üniversitenin kurumsal kimliğini ulusal ve uluslararası alanlarda etkin şekilde tanıtarak kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmaktır.

 (2) Koordinatörlük, belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur:
a)    Üniversitenin kurumsal kimliğini ve itibarını güçlendirecek iletişim, tanıtım ve yönetim stratejilerini uygulamak,
b)   Kurumsal kimlik kılavuzu hazırlamak, güncellemek ve sürdürülebilirliğini sağlamak,
c)    Kurum içinde hazırlanan kurumsal iletişimle ilgili her türlü basılı, görsel ve sözel materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygunluğunu sağlamak,
ç)    Ulusal ve uluslararası alanlarda kullanılacak yazılı, basılı, görsel ve işitsel her türlü malzemenin tasarım ve üretim süreçlerini yürütmek,
d)   Üniversitenin medyayla ilişkilerini düzenlemek,
e)    Üniversitenin ön lisans, lisans ve lisansüstü programlarının tanıtım çalışmalarını yürütmek,
f)    Koordinatörlüğe bağlı birimlerin faaliyetlerini organize etmek,
g)   Üniversitenin birimleri tarafından düzenlenen her türlü tanıtım, etkinlik ve benzeri faaliyetlerin duyurulmasında ve gerçekleştirilmesinde destek sağlamak,
ğ)   İletişim temsilcilerinin Koordinatörlükle eşgüdümlü çalışmasını sağlamak,
h)   Rektör tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmektir.
 
(3) Koordinatörlük, basın ve halkla ilişkiler hizmetlerini; Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini Genel Sekreterlik ile koordineli olarak yürütür. 

Koordinatörlüğün Birimleri

MADDE 6 - Koordinatörlüğün birimleri şunlardır:

  • Evrak Ofisi
  • Basın Birimi
  • Grafik Tasarım Birimi
  • Halkla İlişkiler Birimi
  • Sosyal Medya Birimi
  • Video ve Kurgu Birimi
  • Bilim İletişim Ofisi

Gerektiğinde Koordinatör tarafından organizasyonu oluşturan birim yapısında değişiklik yapılabilir.

Koordinatörün görevleri ve atanması

MADDE 7 - (1) Koordinatörün görevleri şunlardır;

  1. Koordinatörlüğü temsil etmek.
  2. Yönergede belirtilen amaçlara ilişkin görevleri yürütmek.
  3. Koordinatörlüğün çalışmaları ile ilgili, Rektör’e her ay sonunda çalışma raporu sunmak.
  4. Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin yapılanmasını ve etkin şekilde işleyişini sağlamak, gerekli plânlama ve düzenlemeleri yapmak.
  5. Kalite Yönetim Sistemleri altında tanımlanan diğer görevleri yerine getirmek.

(2) Koordinatör, iletişim alanında en az 5 yıl deneyimli, Sakarya Üniversitesi akademik veya idari personeli arasından Rektör tarafından 3 yıl süreyle görevlendirilir. Görev süresi sona eren Koordinatör yeniden görevlendirilebilir. Koordinatörün görevi başında olmadığı zamanlarda, yardımcılarından biri ona vekâlet eder. Vekâlet süresinin 6 ayı aşması durumunda yeni bir Koordinatör görevlendirilir.

Koordinatörün Yardımcısının görevleri ve atanması

MADDE 8 - (1) Koordinatör Yardımcısının görevleri şunlardır;

  1. Koordinatörün olmadığı zamanlarda Koordinatörlüğü temsil etmek.
  2. Yönergede belirtilen amaçlara ilişkin görevleri yürütmek.
  3. Koordinatörlüğün çalışmaları ile ilgili, Koordinatöre her hafta çalışma raporu sunmak.
  4. Koordinatörlüğün Kalite Yönetim Sistemleri ve Stratejik Plan ile ilgili süreçleri yürütmek.
  5. Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin etkin şekilde işleyişini sağlamak, gerekli plânlama ve düzenlemeleri yapmak.
  6. Arşiv planlaması ve yönetimi.
  7. Rektörlük makamına ait etkinliklerin Koordinatörle organize olarak yürütülmesini sağlamak.

(2) Koordinatör Yardımcısı, Üniversitenin akademik veya idari personeli arasından Rektör tarafından 3 yıl süreyle görevlendirilir. Görev süresi sona eren Koordinatör Yardımcısı yeniden görevlendirilebilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Birimleri ve Görevleri

Evrak Ofisi
MADDE 8 - Evrak Ofisinin görevleri şunlardır;

  1. EBYS sistemi üzerinden gelen-giden evrak takibi ve işlemlerini yapmak.
  2. Koordinatörlüğün faaliyet alanında yer alan materyalleri ilgili kişi, kurum ve kuruluşlara ulaştırmak.
  3. bilgi@sakarya.edu.tr e-posta adresini takip etmek, gelen talepleri ilgili birimlere yönlendirmek.
  4. e-posta, SMS vb. toplu iletişim sistemlerini yönetmek.
  5. İletişim Koordinatörünün sekreteryasını yürütmek.

Basın Birimi
MADDE 9 - Basın Biriminin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  • Üniversite haberlerinin hazırlanması ve dağıtımı: Üniversitede gerçekleşen önemli etkinlikler, projeler, araştırmalar gibi konularda basın bültenleri hazırlamak, basın bültenleri için video kaydı almak, fotoğraf çekmek, basın kuruluşlarına göndermek ve sosyal medya hesaplarında paylaşmak.
  • Medya ilişkilerinin yönetilmesi: Gazetecilerle, televizyon kanallarıyla ve diğer medya kuruluşlarıyla iletişim kurmak, röportajlar düzenlemek, basın toplantıları organize etmek.
  • Kriz iletişimi: Üniversitede meydana gelebilecek olumsuz olaylarda kamuoyunu bilgilendirmek, doğru ve hızlı bir iletişim stratejisi geliştirmek.
  • Medya takibi: Üniversite ile ilgili haberleri takip etmek, olumlu ve olumsuz haberleri analiz etmek ve raporlamak.
  • Medya eğitimi: Üniversitenin öğretim üyelerine ve diğer çalışanlarına medya ile iletişim konusunda eğitim vermek.
  • Web Sitesi Yönetimi: Yetkiler dahilinde üniversite ana sayfası ile üniversite haber sitesini yönetmek.

Grafik Tasarım Birimi
MADDE 10 - Grafik Tasarım Biriminin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

Kurumsal Kimlik Tasarımı:

  • Logo tasarımı ve güncelleme
  • Renk paleti, tipografi ve görsel öğelerin belirlenmesi
  • Kurumsal kimlik kılavuzu oluşturma

Basılı Materyal Tasarımı:

  • Broşür, katalog, el ilanı, afiş, poster gibi materyallerin tasarımı
  • Kartvizit, zarf, evrak zarfı gibi ofis malzemelerinin tasarımı
  • Rapor, sunum, bülten gibi iç dokümanların görsel düzenlemesi


Dijital Tasarım:

  • Web sitesi ve mobil uygulama arayüzü tasarımı
  • Sosyal medya görselleri ve animasyonları
  • E-posta kampanyaları için görsel içerik üretimi
  • Dijital reklam tasarımları


Görsel İçerik Üretimi:

  • Fotoğraf düzenleme
  • İllüstrasyon ve grafik çizimleri
  • Video düzenleme ve animasyon


Tanıtım Materyalleri:

  • Ürün ve hizmet tanıtımları için görsel materyaller
  • Fuar standları ve etkinlik malzemeleri


Basım İşlemleriyle Koordinasyon:

  • Tasarlanan materyallerin baskıya hazır hale getirilmesi
  • Baskı firmalarıyla iletişim ve kalite kontrol


Trend Takibi:

  • Grafik tasarım trendlerini takip etmek ve kuruma uygun şekilde uygulamak
  • Yeni tasarım yazılımları ve teknolojilerini öğrenmek

 

Halkla İlişkiler Birimi
MADDE 11 - Halkla İlişkiler Biriminin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

Kurumun İmajını Yönetmek:

  • Kurumun iç ve dış paydaşları nezdinde olumlu bir imaj oluşturmak ve sürdürmek.
  • Krizi yöneterek kurumun itibarını korumak.
  • Kurumun değerlerini ve vizyonunu kamuoyuna etkili bir şekilde aktarmak.


İletişim Stratejileri Geliştirmek:

  • Hedef kitleye yönelik etkili iletişim stratejileri geliştirmek.
  • Basın bültenleri, basın toplantıları, sosyal medya kampanyaları gibi çeşitli iletişim araçlarını kullanarak hedef kitleye ulaşmak.
  • Üniversitenin tanıtımına yönelik broşürler, kitapçıklar, görsel materyaller gibi basılı materyallerin hazırlanmak,

 

Etkinlik Organizasyonu:

  • Üniversitenin tanıtımına yönelik fuar, okul tanıtım günleri ile Rektörlükçe düzenlenecek etkinliklere katılmak, organize etmek ve destek vermek.
     

Kriz Yönetimi:

  • Kurumun karşılaşabileceği kriz durumlarında hızlı ve etkili müdahalede bulunmak.
  • Kriz iletişim planları hazırlamak ve uygulamak.


Araştırma ve Analiz:

  • Sektördeki gelişmeleri takip etmek ve rekabet analizleri yapmak.
     

Paydaş İlişkileri:

  • Müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, sivil toplum kuruluşları gibi tüm paydaşlarla ilişkileri yönetmek.
  • Paydaş memnuniyetini artırmak için çalışmalar yapmak.


Halkla İlişkiler Biriminin Diğer Görevleri:

Kurumsal Sosyal Sorumluluk Projeleri:

  • Topluma faydalı projeler geliştirmek ve uygulamak.
  • Kurumun sosyal sorumluluk imajını güçlendirmek.


Influencer Marketing:

  • Influencerlarla işbirliği yaparak kurumun bilinirliğini artırmak.


Çalışan İlişkileri:

  • Çalışanların moralini yükseltmek ve kurum kültürünü güçlendirmek.
  • İç iletişim faaliyetlerini yürütmek.

     

Sosyal Medya Birimi
MADDE 12 - Sosyal Medya Biriminin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

Hesap Yönetimi:

  • Üniversitenin tüm sosyal medya hesaplarının (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn vb.) günlük yönetimi ve güncellenmesi.
  • İçerik takvimi oluşturarak düzenli paylaşımlar yapılması.
  • Hesapların görsel kimliğinin korunması ve geliştirilmesi.


İçerik Üretimi:

  • Hedef kitleye hitap eden özgün ve ilgi çekici içeriklerin üretilmesi.
  • Metin, görsel, video ve diğer multimedya içeriklerinin hazırlanması.
  • Trendleri takip ederek güncel ve alakalı içerikler oluşturulması.


Etkileşim Yönetimi:

  • Takipçilerle etkileşimde bulunmak, yorumlara cevap vermek ve mesajları yanıtlamak.
  • Sosyal dinleme yaparak marka algısını takip etmek ve analiz etmek.
  • Kriz durumlarında hızlı ve etkili müdahalede bulunmak.


Kampanya Yönetimi:

  • Sosyal medya üzerinden kampanyalar düzenlemek ve yönetmek.
  • Kampanya performansını ölçmek ve raporlamak.

 

Hedef Kitle Analizi:

  • Hedef kitlenin demografik özelliklerini, ilgi alanlarını ve davranışlarını analiz etmek.
  • Hedef kitleye özel içerikler ve kampanyalar oluşturmak.

 

Reklamlar ve Sponsorluklar:

  • Sosyal medya reklamlarını yönetmek ve bütçeyi optimize etmek.
  • Influencer marketing ile işbirlikleri yapmak.


Analiz ve Raporlama:

  • Sosyal medya metriklerini takip etmek ve düzenli raporlar hazırlamak.
  • Elde edilen verilere göre stratejileri geliştirmek.

 

Video ve Kurgu Birimi
MADDE 13 - Video ve Kurgu Biriminin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

Video Çekimi:

  • Kurum içi etkinlikler, hizmet ve birim tanıtım videoları gibi çeşitli konularda video çekimleri yapmak.
  • Farklı kamera tekniklerini kullanarak kaliteli görüntüler elde etmek.
  • Işıklandırma, ses kaydı gibi teknik konularda uzmanlaşmak.


Video Kurgusu:

  • Çekilen görüntülerin düzenlenmesi, montajlanması ve istenen son halin oluşturulması.
  • Seslendirme, müzik ekleme, efektler ve geçişler gibi kurgu tekniklerini kullanmak.
  • Farklı video formatlarına (TV, internet, sosyal medya) uygun hale getirmek.


Video Post-prodüksiyon:

  • Renk düzeltme, ses miksajı gibi işlemleri gerçekleştirmek.
  • Özel efektler ve animasyonlar eklemek.
  • Altyazı ve dublaj çalışmaları yapmak.


Video İçerik Üretimi:

  • Kurumun hedef kitlesine yönelik özgün video içerikleri geliştirmek.
  • Video senaryoları yazmak ve storyboard hazırlamak.
  • Video trendlerini takip etmek ve yeni fikirler üretmek.

 

Video Yayın:

  • Üretilen videoların kurumun web sitesi, sosyal medya kanalları ve diğer platformlarda yayınlanması.
  • Video optimizasyonu yaparak daha fazla kişiye ulaşmak.


Video Arşivi:

  • Üretilen tüm videoların düzenli olarak arşivlenmesi.
  • Videolara kolay erişim sağlamak için bir sistem oluşturmak.

 

Bilim İletişim Ofisi

MADDE 14 – Bilim İletişim Ofisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  • Üniversitenin akademik birimlerinde yürütülen bilimsel çalışmaları, ARDEK ve Bilim İletişim Komisyonu ile iş birliği içinde takip ederek bu çalışmaları anlaşılır bir dilde kamuoyuna aktarmak; aynı zamanda Bilim İletişim Komisyonu tarafından onaylanan araştırma haberlerini, akademik başarıları ve bilimsel projeleri basın bültenleri, web içerikleri ve sosyal medya platformları aracılığıyla geniş kitlelere ulaştırmak.
  • Bilim insanları ile medya kuruluşları arasında köprü kurarak etkili iletişim sağlamak; röportajlar, basın toplantıları ve benzeri etkinlikler düzenlemek, aynı zamanda üniversitenin bilimsel yayınlarını tanıtmak için videolar, podcastler gibi çeşitli iletişim araçları kullanarak etkili içerikler üretmek.
  • Toplumun bilime olan ilgisini artırmak amacıyla popüler bilim etkinlikleri, söyleşiler, seminerler ve benzeri faaliyetler organize etmek.

 

Koordinatörlüğün Hedefleri

MADDE 15 -  Koordinatörlük, üniversitenin iletişim hedefleri doğrultusunda faaliyet gösterirken Kalite Yönetim Sistemi ve Stratejik Plan kapsamında tanımlanan ölçülebilir hedeflere ulaşmayı amaçlar.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Değerlendirme ve İyileştirme

MADDE 15 - Koordinatörlüğün performansı, aşağıdaki kriterlere göre düzenli olarak değerlendirilir:

  • Belirlenen hedeflere ulaşma durumu (Kalite Yönetim Sistemi, Stratejik Plan vb.)
  • Paydaş memnuniyeti (Anket sonuçları, geri bildirimler vb.)
  • Bütçe kullanımı
  • Teknolojik gelişmelere uyum
  • Kriz yönetimi etkinliği


MADDE 16 - Koordinatörlük, değerlendirme sonuçlarına göre iyileştirme planları hazırlar ve bu planları düzenli olarak takip eder.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Bütçe ve Kaynaklar

MADDE 17 - Koordinatörlüğün faaliyetleri için gerekli bütçe, üniversitenin genel bütçesinden ayrılır.

MADDE 18 - Koordinatörlük, bütçesini etkin bir şekilde kullanmak için yıllık bir bütçe planı hazırlar ve bu planı periyodik olarak gözden geçirir.

MADDE 19 - Koordinatörlük, faaliyetleri için gerekli teknik donanım, yazılım ve diğer kaynaklara erişimi Genel Sekreterlikçe sağlanır.

 

ALTINCI BÖLÜM

Teknolojik Entegrasyon

MADDE 20 - Koordinatörlük, sosyal medya yönetim araçları, içerik yönetim sistemleri, veri analizi araçları gibi güncel teknolojileri kullanarak çalışmalarını yürütür.

MADDE 21 - Koordinatörlük, iç ve dış paydaşlarla entegre çalışabilmek için gerekli teknolojik altyapıyı oluşturmak için çalışır.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Hüküm bulunmayan hâller

MADDE 22 – Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, diğer mevzuat hükümleri uygulanır.

Görevlerde değişiklik

MADDE 23- Koordinatör, birimlerin ve personelin görev, yetki ve sorumluluklarını, Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde ve/veya yayımlayacağı “personel görev dağılımı” ile belirlemeye ve gereği halinde personelin görev dağılımında ve/veya birim içinde görev yerlerinde değişiklik yapmaya yetkilidir.

Yürürlük

MADDE 24 – Bu Yönerge, Sakarya Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 25 – Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.